Chi è un lavoratore autonomo o gestisce una qualsiasi piccola impresa sà che a volte mantenere traccia di tutto  può essere abbastanza difficile.

E’ difficile gestire l’inventario. Se ci pensi, il tuo inventario è strettamente integrato con molti diversi aspetti della tua attività. Quando si effettua una vendita e la si registra o quando si acquistano più forniture, tali operazioni hanno un effetto sul tuo inventario.

Se non ti interessa monitorare tali operazioni e tutto ciò che stà succedendo nella tua attività, finirai per sentirti confuso e oppresso – tutto perché non sei riuscito a mantenere buone registrazioni e a tenere un’adeguato inventario.

La maggior parte dei software che aiutano a gestire i documenti aziendali costano una piccola fortuna, però io sono lieta di comunicare che ho scoperto un programma gratuito molto utile per l’inventario chiamato TaskClear che fà tutto quello che ho descritto sopra in modo assolutamente gratuito.

TaskClear per le piccole aziende

Se gestisci una piccola impresa o un servizio, TaskClear ti aiuta a organizzare tutto. Anche se non si dispone di una attività al dettaglio, probabilmente vi sarà comunque un inventario dei materiali di consumo che hai bisogno di controllare e rifornire al fine di mantenere attiva  la tua attività senza problemi .

Non solo TaskClear è una vera centrale elettrica quando si tratta di mantenere un inventario (almeno per quanto riguarda i programmi gratuiti), ma ti aiuta anche a organizzare e gestire tutto ciò di cui hai bisogno di pensare per quanto riguarda la tua attività. La versione gratuita di questo software consente fino a due utenti con la quasi piena funzionalità – quindi è perfetto per il tuo business o un business che stai gestendo con un partner.

A differenza di altre applicazioni di business che ho provato, questa è facile e diretta, ma questa semplicità non chiede in cambio alcuna funzionalità. Come si può vedere, cercando verso il basso la barra menu di sinistra – questo software ha davvero tutto. La sezione di gestione dei dati è dove puoi costruire la tua base di dati dei clienti, fornitori e, naturalmente, il tuo inventario e le  forniture.

La sezione di gestione dei documenti è dove si registrano le quotazioni che si inviano ai  potenziali clienti, nonché le fatture e le ricevute consegnate dopo che il lavoro è terminato. Infine, la sezione TaskClear Apps rende possibile gestire e organizzare il tuo lavoro quotidiano. La lista delle “cose da fare” è abbastanza semplice se hai utilizzato una delle applicazioni per la gestione del tempo che abbiamo già  trattato.

Tieni a mente, la lista delle “cosa da fare” è una lista per il business – non per il privato. Questa applicazione è per organizzare la tua attività per favorire il successo, e questo è come lo fai. Per lavorare per raggiungere questi obiettivi di business, è anche possibile aggiungere attività e assegnarle ai singoli membri del team.

Probabilmente avrai notato che ogni schermata ha un campo vuoto “edition” con due altri campi vuoti accanto ad esso nella parte superiore di ogni modulo. Questi campi vengono compilati automaticamente dal software come una forma automatica di gestione dei documenti. Una corretta gestione dei documenti (tenendo traccia di tutte le versioni e le differenze tra loro) è una parte importante di una buona tenuta dei registri per qualsiasi azienda.

Quando scegli l’opzione System Admin in Settings, troverai l’area di gestione degli utenti in cui è possibile aggiungere o rimuovere utenti. La versione gratuita permette solo fino a due utenti, ma è qui dove si aggiungono informazioni di contatto, titoli e tutto il resto per ogni utente.

Il CRM è l’area in cui si può fare brainstorming, gestire e tenere traccia di tutte le tue opportunità di vendita e delle attività di marketing. In realtà la registrazione di queste attività è un compito che molti proprietari di piccole imprese evitano perché le considerano come una perdita di tempo. Tuttavia,  il monitoraggio di tali attività ti permette di vedere che cosa funziona e cosa no.

Raccogliendo e registrando i tuoi compiti, potrai anche utilizzare l’area clienti per raccogliere e gestire tutti i clienti. Il software permette anche di classificare i clienti in stato di potenziale, attivo, inattivo o congelato.

Un potente strumento in questa applicazione è la sezione report. I rapporti aggregano automaticamente tutti i dati da ogni sezione del software al fine di visualizzare le informazioni sulla tua azienda come mai avresti pensato prima.

La stampa di ricevute o l’invio di una fattura ad un cliente è tanto semplice quanto la compilazione di uno dei moduli disponibili. Questi possono essere stampati, se desideri una registrazione catacea (o di inviare una fattura al cliente), ma la parte più impressionante di questo è che si noterà che l’informazione “prodotto” viene registrata anche in alto. Questo aggiorna automaticamente il tuo  inventario intero e mantiene tutto ben memorizzato.

Infine, come se tutti questi strumenti per la raccolta di dati e per la gestione non fossero sufficienti, se scorri verso il basso vedrai un paio di strumenti utili sul fondo. Questi includono un blocco note, due calcolatrici e un convertitore di valuta.

Non importa che tipo di attività hai, un software gratuito per il business come questo è molto difficile da trovare – specialmente software che offrono questo tipo di funzionalità complete. La sua progettazione potrebbe essere perfezionata, dato che il sito sembra un po’ semplice, ma ciò che manca in stile lo recupera con l’utilità e la funzionalità.

Hai la tua attività in proprio? Prova TaskClear per gestire il magazzino e le attività e facci sapere cosa ne pensi nella sezione commenti qui sotto!

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